Mutta minäpä kerron erään asian: Kirjoitan tätä tekstiä kannettavalla tietokoneellani toimistoni työpöydän ääressä. Hyvin perinteiseen tapaan. Ja sanon suoraan, että niin kauan kuin ihmisillä on jotain kirjoitettavaa, he työskentelevät työpöytänsä ääressä vielä monen vuoden päästäkin. Poikkeustilanteissa voin myös kirjoittaa sohvalla.
Vaikka tulevaisuuden toimistotyöntekijät istuisivatkin hissituolissaan tai kävelisivät säännöllisesti zen-puutarhassa, he palaisivat työpäivän aikana aina jossain vaiheessa työpöytänsä ääreen, ainakin väliaikaisesti. Mutta he haluavat ehkä myös työskennellä seisten työpöytänsä ääressä. Tämän kieltämättä hieman provokatiivisen johdannon jälkeen tulen varsinaiseen asiaani: Työpöytä ja sen käyttötapa ovat kehittyneet ajan myötä. Pöydän ulkonäkö ja myös sen ominaisuudet ovat muuttuneet. Teknisten innovaatioiden ansiosta sitä on mukautettu ihmisten eri työskentelytapoihin. Sanotaan, että eläinkunnassa henkiin jääminen edellyttää sopeutumiskykyä.
Työskentelytapamme on muuttunut nopeasti viime vuosien aikana...
Kiinteät rakenteet ovat jo kauan sitten purkautuneet ja ilmiö jatkuu edelleen. Etätyöskentely kotona, junassa tai puutarhassa on lisääntynyt. Vietämme enemmän aikaa palavereissa kuin työpöytämme ääressä. Keskustelemme työkavereiden kanssa "lennossa". Joten kyllä, kysymys on ehkä aivan perusteltu: tarvitsemmeko vielä työpöytää vai onko siitä tullut lähes tarpeeton?
Mielestäni työpöytä on jatkossakin pysyvä kaluste toimistoissa. Mutta se ei tarkoita, etteikö tapahtuisi muutoksia. Päinvastoin. Niin toimistot kuin työpöydätkin läpikäyvät muutoksia tulevaisuudessa, aivan kuten ne ovat tehneet aikaisemminkin.
Nykyään voidaan kirjaimellisesti työskennellä missä tahansa - myös puutarhassa.On kaksi kehityssuuntaa, jotka on tärkeää pitää mielessä. Yksi on työelämässä tapahtuvat organisaatiomuutokset ja toinen on tekninen kehitys, joka puolestaan vaikuttaa organisaatiomuutoksiin. Seuraavan tunnuslauseen mukaisesti: ''Työkalu mukautuu vaatimuksiin ja teknisiin mahdollisuuksiin''.
Vilkaisu historiaan
Historiassa toimisto tarkoitti huonetta, jossa käsiteltiin asiakirjoja tai hoidettiin prosesseja. Näiden huoneiden kalusteet kehittyivät jatkuvasti mukautuakseen organisaatioiden ja teknisten mahdollisuuksien tuomiin muutoksiin. Yksi suurimmista ja rajuimmista muutoksista oli varmasti digitalisaation alku.
Tietokoneista tuli toimistojen arkipäivää. Ei ainoastaan kirjanpitäjien ja sihteerien työvälineinä, vaan myös suunnittelijoiden työssä. Tekniset piirtäjät siirtyivät suurten piirustuspöytien ääreltä CAD-ohjelmistojen pariin. Arkkitehdit, suunnittelijat ja luonnostelijat vaihtoivat viivaimen, lyijykynän ja kompassin tietokoneeseen, hiireen ja näppäimistöön. Heidän ansiostaan toimistoihin kehitettiin myös uusi tekninen huonekalu: sähköisesti korkeussäädettävä työpöytä. Piirustuspöytä mahdollisti työskentelyn sekä istuvassa että seisovassa asennossa, joten tekniset piirtäjät ja insinöörit työskentelivät lähes pystysuoran tason ääressä. Työskentely seisten? Miksi se ei voisi olla mahdollista myös tietokoneella työskennellessä?
Ei siis ole yllättävää, että ensimmäiset korkeussäädettävät työpöydät kuuluivat nimenomaan suunnittelijoille. 90-luvun alussa toimistoissa oli CAD-työpöytiä, joiden korkeutta voitiin säätää manuaalisesti. Jos mennään niin kauas kuin 1910-luvulle, voidaan törmätä saksalaiseen Reiss-yritykseen, joka toi markkinoille ensimmäisen korkeussäädettävän työpöydän. Pöydän korkeutta ei tietenkään voitu säätää napin painalluksella tuohon aikaan.
1990-luvulla LINAK kehitti ensimmäiset sähköisesti korkeussäädettävät työpöytäratkaisut. Vuonna 1998 LINAK esitteli DL1-nostopilarin, maailman ensimmäisen sähköisesti säädettävälle toimistopöydälle suunnitellun ratkaisun.
Innovaatiot tarvitsevat hedelmällisen maaperän
Voisi kuvitella, että heti ensimmäisen korkeussäädettävän pöydän julkaisun jälkeen maailmanlaajuinen kysyntä olisi lähtenyt hurjaan kasvuun. Mutta vielä mitä. Ainoastaan Skandinaviassa ymmärrettiin seisoma- ja istuma-asennossa käytettävien työpöytien selälle ja terveydelle myönteiset terveysvaikutukset. Täällä sähköisesti korkeussäädettävien työpöytien osuus ylitti 90 prosenttia jo vuonna 2005.
Saksassa ja muissa Euroopan maissa investointi korkeussäädettäviin työpöytiin toimistotyöntekijöiden ergonomisen ja siten terveellisen työpisteen takaamiseksi oli edelleen erittäin vaikeaa. Vaati paljon vakuuttelua, ennen kuin yritysten päätöksentekijät saatiin uskomaan korkeussäädettävien pöytien tarjoamiin etuihin. Pöytien hyväksyntä, ja sitä kautta kysyntä, kasvoivat hitaasti. Kysynnän kasvaessa tuotteiden hinnat laskivat, mikä myötävaikutti sähköisesti korkeussäädettävien työpöytien suosion kasvuun. Toimistotyön kehittämistä koskevan IBA-tutkimuksen (2019/2020) mukaan jopa 28 prosenttia saksalaisista toimistotyöntekijöistä työskenteli istuma-asennossa vuonna 2019. IBA:n julkaisun (saatavana vain saksaksi) voi ladata tästä.
Työterveyslääkärit ja -fysioterapeutit innostuivat nopeasti ajatuksesta vaihdella työskentelyasentoa istuma- ja seisoma-asennon välillä. Kesti kuitenkin kauan, ennen kuin korkeussäädettävän sähköpöydän asema vakiintui Saksassa.
Vuosien mittaan korkeussäädettävän pöydän tekniikka on kehittynyt tasaisesti. Alussa karamoottoritekniikka mahdollisti vain ylös- ja alaspäin menevät liikkeet. LINAK varusti jo varhaisessa vaiheessa ohjaimet entistä älykkäämmillä ominaisuuksilla, kuten absoluuttisella rinnakkaisajolla, törmäyssuojalla tai energiasäästöllä. Älykkäät järjestelmät tarjoavat mahdollisuuden entistä innovatiivisemmille edistysaskeleille. Tärkeimpiä ovat älykkään varausjärjestelmän integrointi sekä yksilöllistymisalue.
Katse tulevaisuuteen
Vielä parempaa joustavuutta: Työpöydän kehitys jatkuu ja siihen tulee lisää ominaisuuksia. Se sopeutuu muuttuviin organisaatioihin. Avainsana on joustavuus. Koronapandemia on viime kuukausien aikana vauhdittanut tätä kehitystä. Tarvitaanko jokaiselle työntekijälle oma työpöytä? Eikö toimitiloja voitaisi optimoida, säästää tilaa ja sitä kautta resursseja,tehtäväpohjaisen työskentelyn avulla? Tuleeko työpaikoista vielä nykyistä itsenäisempiä?
Yksi asia on selvä: korkeussäädettävät työpöydät eivät ole enää poikkeus vaan standardi, jota ilman kukaan ei halua olla. Oli miten oli, yhä useammat ihmiset työskentelevät etänä ja käyttävät kotejaan toimistona. Mutta miten toimivat henkilöt, joilla on vain pieni asunto? Monet istuvat keittiön pöydän ääressä, olohuoneen nurkassa tai jopa makuuhuoneessa. Tämä on haaste toimistokalusteiden valmistajille. Ehkä heidän täytyy suunnitella monitoimipöytä, jota voi käyttää ruokapöytänä ja jonka voi siirtää seinään yhdellä napin painalluksella. Melkoisen joustavaa ja fiksua.
"Työpöydän kehitys jatkuu ja siihen tulee lisää ominaisuuksia. Se sopeutuu muuttuviin organisaatioihin ja on digitaalisesti ohjattavissa."
Olemme jo nähneet, kuinka digitalisaatio on viime vuosina hämärtänyt työ- ja yksityiselämän rajoja. Monille työntekijöille on nykyään täysin normaalia tarkistaa sähköpostinsa älypuhelimella iltaisin. Kotitoimistosta on tulossa olennainen osa työelämää, mikä on toinen tärkeä askel tähän suuntaan. Mutta se tarkoittaa myös sitä, että koti ja toimisto kilpailevat keskenään. Siksi koti pitäisi järjestää käytännöllisemmin toimistotyötä ajatellen, kun taas toimiston tulisi tuntua kodikkaammalta. Rajat hämärtyvät molempiin suuntiin.
Toimiston ja kotitoimiston väliset rajat hämärtyvät tulevaisuudessa vielä enemmän.
Tulevien vuosien aikana toimistot muuttuvat entisestään
Niistä tulee kodikkaampia: Tulevien vuosien aikana toimistoista tulee entistä kodikkaampia. Ne kilpailevat yhä enemmän kotitoimistojen kanssa. Toimiston on tarjottava optimaalinen ja terveellinen työympäristö.
Lisäksi työntekijän on tunnettava siinä olonsa kotoisaksi. Huonekaluilla on tässä tärkeä rooli. Ne auttavat toteuttamaan elävää kulttuuria työympäristössä. Huonekaluissa on uusia materiaaleja, ne ovat kestävästi tuotettuja eivätkä sisällä haitallisia aineita. Myös pöytälevyjen koot muuttuvat. Pienempien pöytälevyjen kysyntä kasvaa. Tämä ei johdu pelkästään kotitoimistojen rajoitetusta tilasta vaan myös työskentelytavan erilaisuudesta. Toimistotyö vaatii vähemmän paperia. Pöydät muuttuvat väliaikaisiksi työasemiksi, joissa on telakat kannettaville tietokoneille ja älypuhelimille.
Tiimityöskentelyllä on entistä merkittävämpi rooli tulevaisuuden toimistossa.
Enemmän joustavuutta vanhojen tapojen sijaan
Työpöydästä tulee älykäs: Tulevaisuuden toimistoissa vain muutamalla työntekijällä on edelleen kiinteä työpiste. Työtiimit muodostuvat projektikohtaisesti ja työpöytiä käytetään joustavasti.
Työpisteiden varausjärjestelmät yleistyvät tasaisesti ja niistä on tulossa vakiintunut käytäntö. Lisäksi tekoäly löytää tiensä toimistoihin.
Monissa yrityksissä työpöydät varataan varausjärjestelmän kautta.
Kuvitellaanpa seuraava skenaario: Christian työskentelee markkinointiosastolla. Maanantaina hänellä on kaksi tapaamista teollisuusmyyntiosaston kanssa. Lisäksi hänen työohjelmaansa sisältyy teknisen kirjallisuuden editointia. Christian saapuu työpaikalle, ja järjestelmä osoittaa hänelle sopivan työpisteen lähellä teollisuussektorin teknisen tuen henkilöitä. Näin hän voi vaihtaa nopeasti tietoja kollegojen kanssa liittyen tietolomakkeiden teknisiin yksityiskohtiin. Hänen työpisteensä on myös lähellä neuvotteluhuonetta. Varattu työpöytä tunnistaa Christianin käyttötottumukset, säätäytyy automaattisesti oikeaan istuma- ja seisomiskorkeuteen ja muistuttaa tätä säännöllisesti seisomaan nousemisesta. Christian on asettanut nämä tiedot omaan profiiliinsa. Työpäivän lopussa työpöytä nousee automaattisesti siivoustilaan helpompaa ja tehokkaampaa puhdistusta ja desinfiointia varten. Kaikki tämä edellyttää työpöydän ohjaimilta älykästä tekniikkaa.
Älykkyys voi mennä vieläkin pidemmälle. Tähän liittyvä avainsana on Quantified Self (itsensä mittaaminen). Meistä kerätään jo tällä hetkellä runsaasti tietoja, esimerkiksi askeleita ja kaloreita, puettavien laitteiden ja älypuhelimien avulla. Tällainen tiedonkeruu on tulossa yhä enemmän työelämään. Työnantajat eivät voi loistaa pelkästään tarjoamalla ilmaisia hedelmiä ja juomia tai liikuntaseteleitä työntekijöille. Työntekijöille on muodostumassa normiksi liikkua työpaikalla terveyttä edistävällä tavalla, jota voidaan mitata määrällisesti liikunnan, istumisen ja seisomisen vuorottelun sekä erilaisten haasteiden, kuten "kuukauden terveimmän työntekijän", avulla. Korkeussäädettävät työpöydät tarjoavat muun muassa tästä tietoja. Viime kädessä nämä tiedot, jotka työpöydän käyttösovellus tarjoaa, voisivat toimia pohjana myös sairausvakuutusmaksuja laskettaessa. Tällä tavoin terveellisten ja ergonomisten työasemien käyttäjät voisivat mahdollisesti säästää rahaa vakuutuksissaan. Tämä voi tietysti aiheuttaa eettisiä keskusteluja tietojen käsittelystä, mutta voi viime kädessä johtaa myös tietojen tarjoamien tekniikoiden ja mahdollisuuksien hyväksymiseen.
Ideoita syntyy jo tänä päivänä
"Design meets movement" -kilpailu, jonka LINAK järjesti ensimmäisen kerran yhdessä Wuppertalin yliopiston kanssa Saksassa vuonna 2014, toi päivänvaloon mielenkiintoisia ideoita. Nuoret opiskelijat ovat kehittäneet tulevaisuuden työpöydän. Tuloksena syntyi hämmästyttäviä ratkaisuja, jotka ovat uraauurtavampia kuin koskaan aikaisemmin. LINAK järjesti tämän kilpailun uudelleen vuonna 2020. Jälleen kerran tulokset olivat vaikuttavia. Ne esiteltiin yleisölle kesällä 2021, ja olen vakuuttunut siitä, että jotkut näistä ideoista tulevat olemaan mukana toimistokalustevalmistajien tuotevalikoimissa muutaman vuoden kuluttua.
Opiskelijoille suunnattu kilpailu "Design meets movement", jonka alkuunpanijana LINAK toimi, toi päivänvaloon mielenkiintoisia ideoita tulevaisuuden työpöydistä.
Työpöydillä on edelleen tärkeä paikka tulevaisuuden toimistoissa. Tai eri tiloissa, joissa työskentelemme, ja siten myös yksityiskodeissa. Voi olla, että työpöytä tulee näyttämään erilaiselta, muuntuu ja integroituu työskentelyalueen muiden toimintojen kanssa, toimii verkossa ja on liitettävissä eri palveluihin. Lyhyesti: Työpöytä on kaikkea muuta kuin kuollut.
Lue koko artikkeli klikkaamalla tästä
Tämä teksti on kirjoitettu osana Prima Vier Nehring Verlagin julkaisemaa kirjasarjaa "OFFICE PIONEERS". Yli 100 kirjoittajaa tässä kirjasarjassa luo katsauksen toimistojen tulevaisuuteen.
Christoph Messing on LINAK GmbH:n toimitusjohtaja Hän on työskennellyt toimistojen parissa yli 20 vuotta.
